POLITICA DE PRIVACIDAD Y TRATAMIENTO DE INFORMACION

 

CONQUISTA INMOBIALIARIA en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 reglamentada parcialmente por el Decreto 1377 de 2013 por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales, da a conocer a sus grupos de interés: clientes, proveedores, empleados, y contratistas el presente manual el cual contiene los principios, deberes, derechos, procedimientos y seguridad sobre los datos personales que reposan en la base de datos de nuestra empresa con el siguiente contenido:

I.        Definiciones

II.       Principios

III.        Deberes de los Responsables del Tratamiento de datos personales.

IV.       Deberes de los Encargado del Tratamiento de datos personales.

V.        Derecho de los Titulares de datos personales.

VI.       Autorización de los Titulares.

VII.      Aviso de privacidad.

VIII.     Políticas de Tratamiento de datos personales.

IX.       Procedimiento para Consultas y Reclamos.

a) Procedimiento para hacer Consultas.

b) Procedimiento para hacer Reclamos.

X.        Protección de base de datos.

XI.        Aexos

I. DEFINICIONES

De acuerdo con el esquema que trae la ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, a continuación, se relacionan definiciones para la correcta interpretación y entendimiento del Manual:

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato Público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos entre otros los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos y boletines oficiales.

Dato Privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.

Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos. En el evento en que se recolecten datos personales sensibles, el Titular podrá negarse a autorizar su tratamiento.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

II. PRINCIPIOS

Nuestra empresa aplicará los principios específicos que se establecen a continuación y que constituyen las reglas a seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio de datos personales, sin perjuicio de lo establecido en la ley 1581 de 2012 y Decreto 1377 de 2013.

 Seguridad: La información sujeta a tratamiento por el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

 Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.

Transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

Libertad: El tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgado sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

Veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

Legalidad: Los encargados y responsables del tratamiento de los Datos Personales están sujetos a las disposiciones establecidas en la ley 1581 de 2012 y 1377 de 2013 y el Manual de Políticas adoptados por cada uno de ellos para garantizar el debido proceso y el acceso a la información por los titulares de los datos personales.

Acceso o circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente Ley y la Constitución Política. Los datos personales, salvo la información pública, y lo dispuesto en la autorización otorgada por el titular del dato, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados.

III. DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Nuestros deberes son: 

*    Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;

*    Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular

*    Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada

*    Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

*    Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible

*    Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

*    Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del Tratamiento.

*    Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley

*    Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular

*    Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley

*    Adoptar el manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos

*    Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo

*    Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos

*    Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares

*    Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio 

IV. DEBERES DE LOS ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

Nuestra empresa asume como Encargados del Tratamiento de Datos Personales, es decir, que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento y en razón de ello tiene los siguientes deberes: 

*    Garantizar al Titular, en todo tiempo el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;

*    Conservar la informar la información las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento

*    Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la ley

*    Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los 5 días hábiles contados a partir de su recibo

*    Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la presente ley

*    Adoptar un manual interno de política y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley, y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares.

*    Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la presente ley

*    Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal

*    Abstenerse de circular información que no esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio

*    Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.

*    Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riegos en la administración de la información de los titulares

*      Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio. 

V. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES.

Los titulares de los datos personales, que son las personas naturales cuyos datos personales son objeto de tratamiento y tienen los siguientes derechos:

 *    Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otro frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

*    Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley.

*    Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;

*    Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen

*    Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley ya a la Constitución

*    Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

VI. AUTORIZACIÓN DE LOS TITULARES – VER ANEXO 1 (adjunto a la presente)

Para el tratamiento de los datos personales, se requiere la autorización previa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por medio escrito o a través del correo electrónico info@conquistainmobiliaria.com y podrá ser objeto de consulta posterior por parte del Titular.

 CONQUISTA INMOBILIARIA S.A.S. al momento de solicitar al titular la autorización, deberá informarle de manera clara y expresa lo siguiente:

 *    El tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo, el cual no será otro que el uso, manejo y administración de los datos personales, los cuales se conservará y se protegerá bajo condiciones estrictas de seguridad.

*    El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas niños y adolecentes

*    Los derechos que le asisten como Titular

*    La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del Responsable del tratamiento

 Nota: CONQUISTA INMOBILIARIA S.A.S. conservará la prueba de la autorización del titular, para que en caso de que lo solicite, se le entregue una copia del mismo.

VII. AVISO DE PRIVACIDAD

Responsable del tratamiento:           CONQUISTA INMOBILIARIA S.A.S.

Nit                                                      900937943-7

Dirección:                                          Calle 31 A # 65 F 103 piso 1 Medellín (Antioquia)

PBX                                                   3220848

Correo Electrónico:                           gerencia@conquistainmobiliaria.com

 

En cumplimiento de lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y su decreto reglamentario 1377 de 2013, da a conocer por medio del presente Aviso que cuenta con las políticas, directrices, lineamientos para el tratamiento de los datos personales que en el ejercicio de sus actividades han sido recolectados, almacenados en sus bases de datos y usados bajo las estrictas medidas de seguridad, salvaguardando la integridad de sus titulares.

Finalidad.

CONQUISTA INMOBILIARIA S.A.S. podrá hacer uso de los datos personales para:

*    Ejecutar la relación contractual existente con sus clientes, proveedores y trabajadores.

*    Enviar al correo físico, electrónico, celular, vía mensajes de texto o a través de otro medio análogo y/o digital de comunicación creada o por crearse información comercial, y/o de servicios competente con la relación establecida entre CONQUISTA INMOBILIARIA S.A.S. y el titular.

*    Desarrollar el proceso de selección, evaluación y vinculación laboral

*    Soportar procesos de auditoría interna o externa

*    Registrar la información laboral de los empleados activos y retirados

*    Los indicados en la autorización otorgada por el titular del dato (anexo 1 de la presente) o descritos en el aviso de privacidad respectivo, según sea el caso.

*    Compartir la información autorizada por el titular con la SIC según Circular Externa 002 de 2015 en el. 

Si un dato personal es proporcionado, dicha información será utilizada sólo para los propósitos aquí señalados, y por tanto, CONQUISTA INMOBILIARIA S.A.S. no procederá a vender, licenciar, transmitir, o divulgar la misma, salvo que:

 *    Exista autorización expresa para hacerlo

*    Sea necesario para permitir a los contratistas o agentes prestar los servicios encomendados

*    Sea necesario con el fin de proveer nuestros servicios y/o productos

*    Sea necesario registrar en el Registro Nacional de Base de Datos

*    Sea requerido o permitido por la ley.

CONQUISTA INMOBILIARIA S.A.S. podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas funciones o información; caso en el cual se advierte al tercero a través de un contrato la necesidad de proteger dicha información y las medidas de seguridad apropiadas a aplicar; igualmente se prohibirá al mismo el uso de la información para fines propios o divulgación de la misma que no haya sido previamente autorizada.

VIII. POLITICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

Las políticas de tratamiento de los datos personales adoptadas pueden ser consultadas directamente en la instalación de nuestra oficina en la calle 31ª # 65F 103 en Medellín, o solicitarlas a través de nuestro correo electrónico info@conquistainmobiliaria.com

 En el evento que se recolecten datos personales sensibles, el Titular podrá negarse a autorizar su tratamiento.

Nuestra empresa será directamente responsable de atender las peticiones, quejas y reclamos que formule el Titular del dato, la cual puede formular en forma presencial o a través de nuestro correo electrónico al responsable del tratamiento (ver información del Aviso de privacidad), en ejercicio de los derechos contemplados en el numeral V. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES a excepción del descrito en el numeral d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

IX. PROCEDIMENTO PARA CONSULTAR Y HACER RECLAMOS SOBRE LOS DATOS PERSONALES.

Los titulares de los datos personales en ejercicio de sus derechos que le asisten pueden elevar consultas y hacer reclamos referentes a los datos personales que se tengan registrados en las bases de datos, para lo cual deben seguir el siguiente procedimiento, reseñado en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012.

 a) Procedimiento para hacer Consultas

*    Los titulares podrán conocer desde la carta de autorización la información personal que reposa en la base de datos. Sin embargo, el Titular puede solicitarla directamente en nuestras oficinas y/o correo electrónico, tal como lo dicta el parágrafo en el Aviso de Privacidad.

*    La Consulta será atendida por nuestra empresa en un término máximo de 10 días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. En caso de no ser posible atender la consulta dentro del término, se le informará al interesado, expresando los motivos de la demora y se señalará la fecha en que se atenderá su consulta, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 b) Procedimientos para hacer Reclamos.

 Cuando el titular considere que la información contenida en la base de datos de la empresa deber ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar RECLAMO ante el Encargado o Responsable del Tratamiento, así:

 *    El reclamo se formulará por solicitud escrita dirigida a la Empresa CONQUISTA INMOBILIARIA S.A.S. Calle 31 A # 65 F 103 Medellín – Antioquia. o través del correo electrónico info@conquistainmobiliaria.com .

*    El reclamo deberá contener la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección y acompañando los documentos que se quiera hacer valer (si los hubiese).

*    Si el reclamo resulta incompleto, la empresa requerirá al interesado dentro de los 5 días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas; si transcurrido un mes no se ha subsano el reclamo, se entenderá desistido, notificando en éste caso al correo del Titular.

*    La empresa cuenta con 15 días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro he dicho termino, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los 8 días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

*    El titular también puede elevar su queja o reclamo ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el requisito de procedibilidad, que consiste en presentar primero su reclamo ante el Responsable o Encargado del Tratamiento. La Superintendencia de Industria y Comercio a través de su delegatura para la Protección de Datos Personales ejercerá la vigilancia para garantizar que en el tratamiento de datos personales se respeten los principios, derechos, garantías y procedimientos previstos en la Ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013.

*    Si CONQUISTA INMOBILIARIA S.A.S. es quien recibe el reclamo, pero no es competente para resolverlo, le dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos días hábiles y le informará la situación al titular.

*    Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea atendido.

X. PROTECCIÓN DE BASE DE DATOS.

En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, CONQUISTA INMOBILIARIA S.A.S. adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El personal que realice el tratamiento de los datos personales ejecutará los protocolos establecidos con el fin de garantizar la seguridad de la información. 

XI. ANEXOS

A continuación, nuestro formato de autorización de tratamiento de información:

www.conquistainmobiliaria.com

 

FABER ESPINOSA

Representante Legal.

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